Import von Unternehmenseinträgen

Unternehmenseinträge können per Import automatisch angelegt und auch geändert werden. Das ist insbesondere hilfreich auf neuen Portalen, wenn Einträge z. B. aus anderen Quellen bereits vorliegen und jetzt im Branchenportal angelegt werden sollen. Durch den Import können auch automatisiert Fotos zu Unternehmenseinträgen heruntergeladen werden, wenn die Bildquelle als URL verfügbar ist. Als Import-Dateiformat werden CSV-Dateien und Excel-Dateien unterstützt.

Um eine größere Menge an Basis-Daten ins Portal zu bringen, stellen wir unseren Portalbetreibern außerdem ein spezielles, von discoverize entwickeltes Tool zur Verfügung, welches dabei unterstützt, selbstständig und legal Eintragsdaten aus Google Maps zu scrapen – dazu zählen Telefonnummern, Adressen, Öffnungszeiten und E-Mail-Adressen im richtigen Import-Format. Bei Interesse gerne unser Team kontaktieren. Weitere Informationen zum sog. DatenScout gibt es hier.

Import durchführen

Der Import kann auf der Import-Seite durchgeführt werden. Der Link dazu findet sich in der Eintragsverwaltung unter Neuen Eintrag anlegen.

Zum Import muss nur eine Datei ausgewählt werden (1). Falls vorhandene Unternehmen angepasst werden sollen, muss die Option Einträge vergleichen und überschreiben (2) aktiviert werden, da sonst in jedem Fall neue Unternehmenseinträge angelegt werden.

Optional kann auch (3) Nach dem Import Einträge verzögert aktivieren ausgewählt werden. Neue Einträge werden dann erstmal als inaktiv angelegt. Wöchentlich werden dann weitere Einträge aktiviert. Diese werden jeweils nach Land und Ähnlichkeit der Postleitzahl ausgewählt, so dass regionale Cluster entstehen können. Dadurch wächst das Portal organischer, was insbesondere gerade auch auf neuen Branchenportalen für eine bessere SEO-Performance sorgen kann. Auf dem Portal werden immer 50 Einträge pro Woche aktiviert. Wenn hier ein abweichender Wert gewünscht ist, wenden Sie sich bitte an den Support.

Vorlage für Import-Datei

Auf der Import-Seite gibt es auch eine Vorlage für eine Import-Datei, die bereits alle erlaubten Import-Felder enthält.

Falls Sie weitere branchenspezifische Eigenschaften anlegen, umbenennen oder vorhandene löschen, sollten Sie für den nächsten Import wieder eine neue Vorlage herunterladen, da sich auch die Spaltenbezeichner in der Importdatei entsprechend ändern.

Grundsätzlich muss eine Import-Datei nicht alle vorhandenen Eigenschaften enthalten. Es werden dann beim Abgleich mit vorhandenen Unternehmenseinträgen nur die Felder überschrieben, die auch in der Import-Datei vorhanden sind. Es werden nur Daten überschrieben, wenn diese in der Import-Datei vorhanden sind. Löschen Sie also Spalten aus der Importdatei, falls Sie nicht wollen, dass deren Inhalt die vorhandenen Daten im Portal überschreibt.

So kann beispielsweise auch gezielt ein Import mit nur einer einzigen Spalte stattfinden, um z. B. eine neu angelegte branchenspezifische Eigenschaft initial zu befüllen.

Dopplungen und Überschreibungen

Wie wird beim Import sichergestellt, dass keine doppelten Datensätze entstehen oder vorhandene Unternehmenseinträge fälschlicherweise überschrieben werden?

(Wichtig: Dopplungen werden nur vermieden, wenn die Option „Einträge vergleichen und überschreiben“ (2), s.o., angehakt wird.)

Matching-Spalte vorhanden: Enthält die Importdatei eine Spalte mit [match for import], wird beim Import nach Übereinstimmungen in dieser Spalte gesucht. Falls ein Unternehmen einen Wert in der Matching-Spalte hat, der zu keinem vorhandenen passt, so wird es neu angelegt. Falls ein Unternehmenseintrag keinen Wert in der Matching-Spalte hat, so wird er nach den unten stehenden Kritierien verglichen. Als Matching-Spalten werden momentan nur Texteigenschaften unterstützt.
ID vorhanden: Enthält die Importdatei die Spalte Id [Nicht änderbar] aus einem vorhergehenden Export, wird beim Import ein vorhandener Unternehmenseintrag mit der gleichen ID (interner eindeutiger Identifier in unserem Portal) verändert.
ID nicht vorhanden, aber Koordinaten vorhanden: Unternehmen werden dann mit importierten Daten überschrieben, wenn diese in den drei Spalten Name des Eintrags, Breitengrad und Längengrad identische Werte aufweisen. Bei den Positionsangaben mit Hilfe der Koordinaten wird immer Gleichheit angenommen, falls die Positionen weniger als ca. 13 Meter weit voneinander entfernt sind.
ID nicht vorhanden, Koordinaten leer, aber Postleitzahl vorhanden: Unternehmen werden dann mit importierten Daten überschrieben, wenn diese in den zwei Spalten Name des Eintrags und Postleitzahl identische Werte aufweisen.

Die zu importierenden Unternehmenseinträge werden auch untereinander auf Duplikate überprüft. Bei Gleichheit werden die Daten des letzten Duplikats importiert.

Leere Felder werden nicht importiert: Leere Felder (oder Felder mit „NULL“) in der Import-Datei werden ignoriert – bestehende Eigenschaftswerte im Portal werden also in diesem Fall nicht überschrieben.

Import von Bildern

Sie können zu jedem Unternehmenseintrag auch eine beliebige Anzahl von Bildern importieren. Dafür müssen die zu importierenden Bilder jedoch als mit über das Internet zugänglichen URLs (z.B. auf Ihrem Server, Dropbox oder beim Content Provider) vorliegen. Im Anschluss an den Import laden wir die Bilder via der angegeben URL herunter und ordnen sie automatisch dem Unternehmenseintrag zu.

Fügen Sie folgende Spalten an das Ende der Kopfzeile an:
[Image]url1; [Image]Beschreibung1; [Image]Credits1; [Image]Credits-Url1;
Fügen Sie für jedes weitere Bild folgende Spalten an das Ende der Kopfzeile an (für jedes Bild muss die Zahl hochgezählt werden):
[Image]url2; [Image]Beschreibung2; [Image]Credits2; [Image]Credits-Url2;
Fügen Sie in die Import-Zeilen an das Ende die korrekte Anzahl von Spalten an (also in unserem Beispiel für 5 Bilder: 5 mal 4 = 20 Spalten).
Befüllen Sie die jeweiligen Spalten in der gewünschten Zeile mit den passenden Informationen:
1. URL: die URL des Bildes
2. Beschreibung: eine kurze, deskriptive Beschreibung des Bildes (wird als alt-tag und Bild-Unterschrift verwendet) (optional)
3. Credits: Bild-Credits zur Anzeige in der Galerie auf der Detailseite (optional)
4. Credits-URL: wird als Link für Bild-Credits verwendet (optional)

Wenn Sie die Zeilen leer lassen, werden keine Bilder für das jeweilige Unternehmen importiert.

Sollte die URL leer sein, die Beschreibung jedoch ausgefüllt, wird dieses Bild ignoriert.

Hinweis zur Dauer: Die Bilder werden nach der erfolgreichen Durchführung des Imports nach und nach heruntergeladen. Es kann also je nach Anzahl der Bilder einige Stunden dauern, bis alle Bilder vorhanden sind.

Hinweis zur Dopplung: Bereits vorhandene Bilder werden nicht erneut heruntergeladen (Vergleich anhand der URL). Die Beschreibung und Angaben für Bild-Credits werden jedoch ggf. angepasst.

Import von Eintragsverwalterdaten

Sie können zu jedem Unternehmenseintrag auch die Daten dessen Eintragsverwalters mit importieren. Dafür müssen entsprechende, mit dem Bezeichner [Eintragsverwalter] versehene, Spalten vorhanden sein. Dazu am besten einen Export (z. B. eines einzelnen Eintrags) mit „Daten des Eintragsverwalters“ durchführen – dieser Export enthält alle benötigten Spaltenköpfe, z. B. „[Eintragsverwalter] Vorname“. Es können auch nur ausgewählte Eintragsverwalter-Spalten in der Importdatei enthalten sein – dann werden entsprechend nur diese Daten importiert.

Wie bei Eintragseigenschaften ist es auch hier so: Falls bei einem zu importierenden Eintragsverwalter eine Spalte leer ist, werden diese Leerdaten nicht ins Portal übernommen.

Besonderheiten bezüglich der E-Mail-Adresse der Eintragsverwalterin

Importdaten enthalten keine E-Mail-Adresse

Importoption „vergleichen und überschreiben“ aktiv und Eintrag besteht bereits: Eintragsverwalterin wird im Portal rausgesucht und ihre Daten mit den importierten Daten überschrieben
Importoption „vergleichen und überschreiben“ inaktiv oder Eintrag existiert noch nicht im Portal: neue Eintragsverwalterin wird mit den mitgelieferten Daten angelegt

Importdaten enthalten eine E-Mail-Adresse

egal ob Importoption „vergleichen und überschreiben“ aktiv ist oder nicht: Eintragsverwalterin wird anhand der E-Mail-Adresse im Portal gesucht
- falls Eintragsverwalterin mit dieser E-Mail-Adresse bereits existiert:
  - Eintrag wird dieser Eintragsverwalterin zugeordnet (kann bereits der Fall sein)
  - falls Eintrag vorher bei einem Eintragsverwalter mit anderer E-Mail-Adresse war: Eintrag wird von altem Eintragsverwalter losgelöst, Daten aus dem Import werden nicht auf neue Eintragsverwalterin angewendet (analog zum „Umhängen“ im Portalmanagement)
  - falls Eintrag vorher bei gleicher oder gar keiner Eintragsverwalterin war: Daten der Eintragsverwalterin werden mit denen aus dem Import überschrieben
- falls keine Eintragsverwalterin mit dieser E-Mail-Adresse existiert:
  - Eintrag hat im Portal bereits eine Eintragsverwalterin ohne E-Mail-Adresse: Daten der Eintragsverwalterin werden mit denen aus dem Import ergänzt
  - Eintrag hat im Portal keine Eintragsverwalterin (weil neuer Eintrag oder bisher alle Felder der Eintragsverwalterin unausgefüllt): neue Eintragsverwalterin wird angelegt, Daten aus dem Import werden für diese neue Eintragsverwalterin genutzt

Grundsätzlich gilt die gleiche Logik wie bei der Änderung der E-Mail-Adresse über die API.

(Falls der Wunsch besteht, dass die E-Mail-Adresse auch von Eintragsverwaltern mit mehreren Einträgen über Import geändert werden kann – so bitte an discoverize Support wenden.)

Einträge deaktivieren oder aktivieren

Über den Import können Einträge auch deaktiviert oder deaktivierte Einträge aktiviert werden. Dazu muss in der Spalte Aktiv einfach entweder true (zum Aktivieren) oder false (zum Deaktivieren) übergeben werden.

Bitte beachten: falls das Ablaufdatum aktiviert ist, können bereits abgelaufene Einträge durch den Import wieder aktiviert werden. Wenn das Ablaufdatum jedoch weiterhin in der Vergangenheit liegt, werden diese beim nächsten (täglichen) Durchlauf, der das Ablaufdatum überprüft, automatisch wieder deaktiviert. Also meistens am Folgetag.

Nicht änderbare Spalten

Warum gibt es Spalten, die mit [Nicht änderbar] markiert sind?

Spalten, die mit [Nicht änderbar] markiert sind, sind Spalten, die aus dem Export stammen.

Diese Spalten werden beim Import ignoriert, so dass Export-Dateien problemlos wieder eingelesen werden können.

Es handelt sich dabei z. B. um folgende Spalten:

ID: Spalte mit eindeutigem Bezeichner innerhalb Ihres Portals
RegisterLink: enthält einen Registrierungslink, der einem Unternehmen zugesendet werden kann, damit dieses seinen Unternehmenseintrag bearbeiten kann.
Premium: zeigt an, ob für ein Unternehmen Premium gebucht worden ist und aktiv ist (Aktiv), oder pausiert worden ist (Pausiert) oder testweise aktiviert worden ist (Test).
Eintragsverwalterdaten: AGB-Einwilligung des Verwalters des Unternehmenseintrags. (Kontaktdaten sind importierbar – siehe oben)

Technische Anforderungen an die Import-Datei

Import von CSV-Dateien

Die erste Zeile enthält immer die Spaltennamen.
Name des Eintrags ist immer ein Pflichtfeld.
Alle Unternehmenseinträge (Zeilen) der Importdatei müssen genausoviele Spalten enthalten wie die erste Zeile mit den Spaltennamen.
Die Datei muss UTF-8 codiert sein (Unicode), damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden. Außerdem wird ein sog. BOM-Marker vorausgesetzt. Sollte kein BOM-Marker am Anfang der Importdatei vorhanden sein, werden Sie darauf hingewiesen und der Import wird abgebrochen.
Falls der Marker fehlt, lässt sich das Format der Datei mit einem Texteditor (z.B. Notepad++) noch nachträglich anpassen. Bei Notepad++ können Sie z.B. im Menü „Encoding“ über die Funktion „Konvertieren zu UTF-8 BOM“ die Datei ins richtige Format umwandeln.
Die Importdatei muss die Endung „.csv“ haben.
Die Spalten müssen mit einem Semikolon („;“) getrennt werden.

Import von Excel-Dateien

Unterstützt werden folgende Excel-Formate:
- Excel 97-2003 Arbeitsmape: die Dateien haben die Endung .xls
- Excel-Arbeitsmappe (Excel 2007 Format): die Dateien haben die Endung .xlsx
Es wird immer das erste Spreadsheet in einer Excel-Datei für den Import verwendet.
Formeln werden unterstützt, indem der Wert, der von Excel beim Speichern der Datei geschrieben wurde, zum Einlesen verwendet wird.
Makros bzw. VBA-Skripte werden nicht unterstützt.

Formatierung von Eigenschaften für den Import

Mehrfachauswahl und Kategorien

Optionen von Mehrfachauswahl-Eigenschaften werden normalerweise komma-getrennt formatiert. Als Trenner werden standardmäßig zwei Kommas „,,“ verwendet, so dass auch Optionen importiert werden können, die selbst ein Komma enthalten. Falls es nur Optionsnamen gibt, die selbst kein Komma enthalten, kann als Trenner auch ein einzelnes Komma „,“ verwendet werden. Falls es die Optionen „blau“ und „grün“ bei einer Eigenschaft Farbe gibt, könnten beide Optionen sowohl als „blau,grün“ als auch als „blau,,grün“ importiert werden. Wenn es jedoch mindestens eine Option gibt, die ein Komma enthält, wie z. B. „blau, hell“ und „blau, dunkel“, muss in jedem Fall das Doppel-Komma als Trenner verwendet werden.