Portal-Synchronisierung

Die Portal-Synchronisierung ist hilfreich, wenn eine Portalbetreiberin mehrere discoverize Branchenportale verwaltet, die in der selben Branche bzw. ähnlichen Branchen angesiedelt sind (z. B. Plattformen für Hotels). Wenn es viele übereinstimmende gelistete Unternehmen in verschiedenen Portalen gibt, kann die Synchronisierung dabei helfen, Einträge von Unternehmen auf allen angeschlossenen Portalen aktuell zu halten und den Verwaltungsaufwand dabei (vor allem auch für die Eintragsbetreiber) deutlich zu reduzieren.

Zur Info: dieses Feature ist im Rahmen von Customizing für einen Kunden entwickelt worden und auch auf dessen Bedarf hin zugeschnitten.  Das Feature könnte bei Bedarf auch für weitere Kunden zum Einsatz kommen, müsste jedoch dafür erst noch erweitert und angepasst werden.

Synchronisierung aktivieren

Wenn das Synchronisierungs-Feature auf einem Portal aktiviert ist, gibt es in der Navigation den Link zu den Einstellungen. Die Synchronisierung kann für jeden Eintragstyp einzeln aktiviert werden. Es muss die URL zum Synchronisierungs-Server und die Eigenschaft mit der externen Id ausgewählt werden:

1. Link zu den Synchronisierungseinstellungen
2. Auswahl des Eintragstyps
3. URL zum Synchronisierungsserver – ist für alle Eintragstypen gleich (Information wird von discoverize zur Verfügung gestellt)
4. Aktivieren der Synchronisation
5. Auswahl der externen Id: als Eigenschaft für die externe Id kann eine beliebige Zahl- oder Text-Eigenschaft ausgewählt werden.
6. Angabe von Eigenschaften, die nicht synchronisiert werden: es werden weder Daten dieser Eigenschaften an den Synchronisierungs-Server gesendet noch von dort abgeholt.

Abgleich über externe Id

Alle Einträge (auf allen Portalen) müssen die gleiche externe Id haben. Über diese Id werden die Einträge dann über einzelne Portale hinweg abgeglichen. Diese Id kann in den Einstellungen festgelegt werden.

Synchronisierung von Einträgen

Jeden Tag werden alle geänderten Eintragsdaten zum Synchronisierungsserver gesendet und aktualisierte Daten von dort abgerufen. Es kann also 1-2 Tage dauern, bis die synchronisierten Daten auf allen Portalen miteinander abgeglichen sind.

Automatisierte Synchronisierung von Eigenschaften

Wenn neue Eigenschaften angelegt werden, die synchronisierbar sind, werden mit einer kurzen Zeitverzögerung nach dem Anlegen der Eigenschaft vom Synchronisierungs-Server die Daten der Eigenschaft für alle Einträge abgerufen. Damit bekommen alle Einträge diese Eigenschaft ausgefüllt, falls es dafür auf anderen Portalen bereits Daten gab.

Wenn Mehrfachauswahl-Eigenschaften und Kategorie-Eigenschaften neue Optionen bekommen, werden auch die Daten dieser Eigenschaften abgerufen, da diese Optionen ja vielleicht bereits auf anderen Portalen ausgewählt worden sind.

In der Liste der Eigenschaften werden synchronisierte Eigenschaften durch ein spezielles Icon angezeigt:

Nicht-synchronisierbare Eigenschaften

Es können Eigenschaften angegeben werden die ignoriert werden. Einige Standard-Eigenschaften unterscheiden sich normalerweise auf allen Portalen und können dann von der Synchronisierung ausgeschlossen werden:

Außerdem können somit Eigenschaften mit gleichem Eigenschaftstyp und gleichem Namen auf mehreren Portalen angelegt werden, die jedoch nicht synchronisiert werden sollen, weil die Eigenschaft jeweils portal- oder branchenspezifischen Content enthalten soll. Auch die Eigenschaft, die als externe Id ausgewählt wurde, kann natürlich nicht synchronisiert werden.

Außerdem werden Eigenschaften bestimmter Typen nicht synchronisiert, entweder da sich diese auch von Portal zu Portal normalerweise unterscheiden, oder weil Dateien / Bilder teil der Eigenschaft sind (Dateien können momentan noch nicht synchronisiert werden):

• Partnereigenschaft
• Listeneigenschaft
• Dokumenteneigenschaft
• Eingebettete Medien
• Verknüpfung

Außerdem werden keine Eigenschaften synchronisiert, die entweder nur durch Premium-Einträge oder nur durch die Portalbetreiberin selbst ausgefüllt werden können. Es werden aber Eigenschaften synchronisiert, die nur für die Portalbetreiberin sichtbar sind, und Eigenschaften, die nur bei Premium-Einträgen angezeigt werden.

Vorsicht bei Eigenschaften mit verschiedenen Optionen / Kategorien

Falls es auf zwei Portalen gleichnamige, zu synchronisierende „Mehrfachauswahl“-Eigenschaften mit unterschiedlichen Optionen gibt, kann es zu Datenverlust kommen. Eine Option O1 der Eigenschaft E, die auf Portal P1 existiert, aber nicht auf Portal P2, kann auf Portal P2 nicht übertragen werden (siehe Fehlerwarnungen unten). Wird also ein Eintrag auf Portal P2 gespeichert und dann synchronisiert, so wird der neue Wahrheitswert für Eigenschaft E in der Sync-Anwendung gespeichert (ohne Option O1, da diese ja auf P2 nicht existiert). Portal P1 zieht sich dann diesen Wahrheitswert und verliert die Information, dass der Eintrag auf Portal P1 die Option O1 ausgewählt hatte. Das gleiche gilt für Kategorien beim Eigenschaftstyp „Kategorie“.

Daher sollten Portalbetreiberinnen sicher stellen, dass auf allen synchronisierten Portalen die „Mehrfachauswahl“- und „Kategorie“-Eigenschaften die gleichen Optionen/Kategorien haben. Eine andere Möglichkeit zur Vermeidung von Datenverlust ist diese Eigenschaft zu den ignorierten Eigenschaften hinzuzufügen.

Manuelle Synchronisierung aller Einträge

Bei Bedarf kann ein automatischer Abgleich auf jedem Portal auch manuell durch die Portalbetreiberin angestoßen werden:

Die Synchronisierung wird dann innerhalb weniger Minuten gestartet und funktioniert genauso wie die tägliche Synchronisierung.

Leeren von Eigenschaften

Die Synchronisierung aller (geänderten) Einträge synchronisiert normalerweise keine leeren Einträge. Hintergrund ist, dass bei der Synchronisierung kein Kontext vorhanden ist, ob eine Eigenschaft auf einem Portal bewusst geleert ist worden ist oder nur noch nicht ausgefüllt worden war. Nach dem Editieren und Speichern eines Eintrags werden jedoch die zuvor gespeicherten Daten mit den aktuellen verglichen. Wenn es Eigenschaften gibt, die zuvor befüllt waren, werden diese geleerten Eigenschaften (nur dieses Eintrags) an den Synchronisierungs-Server gesendet und bei der nächsten Synchronisierung dann auch auf den anderen Portalen synchronisiert (also auch geleert). Damit besteht auch weiterhin die Möglichkeit, Eigenschaften zu leeren, wenn es z. B. keinen passenden Wert mehr gibt oder die Eigenschaft nicht mehr zutrifft.

Erstmaliges setzen der externen Id im Eintrag

Falls ein Eintrag gleich mit externer Id erstellt wird, so werden seine fehlenden Eigenschaften beim nächsten Synchronisieren befüllt. Gleiches gilt für schon länger bestehende Einträge, die nun eine externe Id gesetzt bekommen, und damit zum ersten Mal synchronisiert werden. Die gleiche Logik gilt für Einträge, die via Import erstellt oder angepasst werden.

Rotierende Export-Dateien (7 Tage)

Auf Portalen, auf denen das Synchronisierungs-Feature aktiviert ist, werden täglich Exporte der Eintragstypen durchgeführt, bei denen die Synchronisierung aktiviert ist. Diese können der Portalbetreiberin notfalls zur Verfügung gestellt werden, wenn diese z. B. einen Import oder ähnliches durchgeführt hat und dabei Fehler in den Import-Dateien vorgekommen sind, z. B. falsch zugeordnete externe Ids etc.

Dies erfolgt zusätzlich zu den regulären Backups, die sowieso auf allen Portalen täglich stattfinden, wie z. B. Backup der Datenbanken und Portaldateien.

Fehler und Warnungen

Wenn Fehler oder Warnungen auftreten, werden diese für jeden Synchronisierungsvorgang gesammelt. Nach Ende der Synchronisierung wird eine E-Mail an die Portalbetreiberin gesendet, falls Fehler aufgetreten sind. Wenn die Synchronisierung ohne Probleme durchgelaufen ist, wird keine E-Mail versendet.

Potentiell vorkommende Warnungen und Fehler

• Externe Id mehrfach vorhanden: Wenn zwei oder mehr Einträge im gleichen Eintragstyp auf einem Portal die selbe externe Id haben, werden diese nicht synchronisiert.
• Externe Id geändert: Wenn auf der Eintrag-Editieren-Seite die externe ID eines Eintrags geändert wurde, erscheint eine Warnung („Achtung: die externe Id wurde geändert. Das kann zu Problemen bei der Portal-Synchronisierung führen!„). Falls diese ID „aus Versehen“ geändert wurde, könnte es sein, dass die Eigenschaften des richtigen Eintrags bei der nächsten Synchronisierung mit den Eigenschaftswerten diesen Eintrags überschrieben werden. Deswegen empfehlen wir normalerweise, einen existierenden Eintrag zu löschen und einen neuen Eintrags anzulegen (mit der gewünschten externen Id).
• Kategorie-Eigenschaft vom Synchronisierungsserver lokal nicht vorhanden: also z. B. neuer Wert vom Server „5 Sterne Superior“, jedoch ist lokal nur „5 Sterne“ vorhanden
• Postleitzahl geändert: da sich Postleitzahlen sehr selten ändern, könnte das ein Hinweis auf einen potentiellen Fehler sein. Als Portalbetreiberin kann man dann nochmal überprüfen, ob die Postleitzahl evtl. fälschlicherweise geändert wurde weil z. B. ein Eintrag die falsche externe Id bekommen hat. Die Synchronisierung findet jedoch trotzdem statt.
• Kein Text für ’nicht verfügbar‘: zu dieser Warnung kommt es, wenn vom Server für eine Eigenschaft der Wert für ’nicht verfügbar‘ kommt, jedoch lokal auf dem Portal kein Text für ’nicht verfügbar‘ hinterlegt wurde. Auf dem Portal wird die Eigenschaft dann geleert. Als Lösung sollte für alle Eigenschaften auf den zu synchronisierenden Portalen ein Text für ’nicht verfügbar‘ angegeben werden. Der Text selbst kann sich auch auf einzelnen Portalen unterscheiden.