Verfügbarkeitskalender

Aktivierung des Verfügbarkeitskalenders

Im Portalmanagement kann bei jedem Eintragstyp der Verfügbarkeitskalender aktiviert werden. Wenn aktiviert, kann außerdem festgelegt werden, welche Kapazität der Zustand fast voll hat, also wie vielen dann noch freien Kapazitäten dieser Zustand entspricht. Das ist eher ein Richtwert für die eingetragenen Unternehmen. Manchmal unterscheiden sich die Zustände ja z. B. in Abhängigkeit der Größe des Unternehmens, 3 freie Zimmer könnten sehr wenig sein in einem Hotel mit hunderten von Zimmern, aber auch sehr viel, wenn das Hotel vielleicht nur über 5 Zimmer verfügt.

Anzeige auf der Detailseite

Hier wird zwischen verfügbar, fast voll und voll unterschieden – dies gilt immer pro Nacht – es gibt keine feinere Unterteilung. Die unterschiedlichen Zustände werden farblich unterschiedlich angezeigt:

Editieren von Verfügbarkeiten

Alle Eintragsverwalter können ihre Verfügbarkeiten in der Eintragsverwaltung anpassen. Dies erfolgt auf einer eigenen Seite, die auch in der Navigation angezeigt wird:

Oberer Bereich: Import der Verfügbarkeiten von externen Kalendern

Hier können Links zu einem oder mehreren externen Kalendern hinterlegt werden. Diese werden als Summe ausgewertet und in Verfügbarkeiten umgerechnet. Dabei gibt es ein paar Dinge zu beachten:

• Manuell eingetragene Verfügbarkeiten (siehe unten) für den Zeitraum der Kalender werden überschrieben
• Es gibt nur „voll“ oder „frei“ – kein „fast voll“.
• Falls alle externen Kalender am gleichen Tag eine Eintragung haben, wird dieser Tag als „voll“ gekennzeichnet.
• Sobald in mindestens einem externen Kalender an einem Tag keine Eintragung vorliegt, wird dieser Tag als „frei“ gekennzeichnet.
• Außerhalb der Termine im iCal-Kalender wird die Verfügbarkeit innerhalb der nächsten 365 Tage auf „frei“ gesetzt.
• Für Tage weiter in der Zukunft ohne Termine in den externen Kalendern bleibt die Verfügbarkeit „unbekannt“.
• Die Daten der Kalender werden zwei Mal am Tag aktualisiert – und damit dann auch die Verfügbarkeiten. Sie können aber auch manuell über den blauen Button aktualisiert werden.

Unterer Bereich „Langfristige Verfügbarkeit“: Manuelle Festlegung der Verfügbarkeiten

Verfügbarkeiten können immer nur bis zum Januar des übernächsten Jahres angegeben werden. Hier muss zuerst das Start-, dann das Enddatum angeklickt werden, danach öffnet sich in Popup, in dem der Status für diesen Zeitraum ausgewählt werden kann:

Die Änderungen werden immer sofort gespeichert. Wenn sich die Farbe der geänderten Tage im Kalender geändert hat, heißt das, dass die Daten bereits gespeichert sind.

Portalbetreiber haben auch Zugriff auf diese eintragsspezifische Seite, wenn sie beispielsweise die Daten von einzelnen Einträgen verwalten oder regelmäßig aktualisieren sollen. Dafür gibt es in der Liste der Einträge eine Option Verfügbarkeit bearbeiten: